TPV para restaurantes: guía completa para elegir y montar el tuyo
Mesas, comandas a cocina, escandallos y cierre de caja: qué debe tener un software TPV de hostelería y cómo ponerlo en marcha sin parar el servicio.
Un restaurante no es una tienda con platos. La diferencia operativa es que la cuenta permanece abierta: el cliente se sienta, pide, vuelve a pedir cuarenta minutos después y paga al final. Entre medias, alguien tiene que saber qué ha salido de cocina, qué falta y a qué mesa pertenece cada cosa.
Un TPV de retail no maneja bien ese ciclo. Esta guía cubre lo que sí necesita un TPV para restaurantes y cómo implantarlo sin cerrar un solo servicio.
Las cuatro funciones que marcan la diferencia en hostelería
1. Plano de sala y cuentas por mesa
Necesitas modelar el local como es: zonas (terraza, planta baja, reservado) y mesas dentro de cada zona, con su número de comensales. En la pantalla de venta, el camarero elige mesa libre, la cuenta queda vinculada a ella y puede aparcarse y retomarse las veces que haga falta.
Sin esto, el equipo acaba llevando las cuentas en la cabeza o en una libreta, y los errores se pagan al cerrar.
2. Comanda directa a cocina (KDS)
La pantalla de cocina sustituye al papel. Los pedidos llegan como tickets con sus líneas, el tipo de servicio y la mesa; cocina los marca como en preparación y después como listos, y el ticket desaparece de la cola.
Lo que ganas no es solo velocidad: ganas saber cuánto tarda cada plato, porque el sistema registra el tiempo entre comanda y salida.
3. Escandallos (recetas)
Aquí es donde la mayoría de restaurantes pierde margen sin darse cuenta. Si vendes una hamburguesa, el stock que debe bajar no es "una hamburguesa": es el pan, la carne, el queso y la salsa.
Con escandallos definidos, cada venta descuenta ingredientes reales. Eso te da tres cosas que a mano son imposibles:
- Coste real por plato y, por tanto, margen por plato.
- Previsión de compras basada en consumo, no en intuición.
- Detección de mermas: si el recuento no coincide con lo que deberías haber consumido, hay un problema que resolver.
4. Opciones y extras por producto
Punto de la carne, sin cebolla, tipo de leche, tamaño de ración. Cada grupo de opciones se define una vez, se asigna a los platos que corresponda y puede llevar su propio suplemento. La caja suma el precio sola y la comanda llega a cocina con la modificación escrita.
Tipos de servicio y por qué importan
Un TPV de hostelería debe distinguir el tipo de pedido antes de cobrar:
| Tipo | Qué cambia |
|---|---|
| En sala | Se vincula a una mesa, la cuenta queda abierta |
| Para llevar | Sin mesa, cobro inmediato |
| A domicilio | Lleva la dirección del cliente |
El tipo aparece en el ticket y en la pantalla de cocina, que es lo que evita que un pedido de reparto se quede esperando en el pase.
Control de caja: donde se pierde el dinero de verdad
En hostelería se maneja mucho efectivo y muchos turnos. Sin control de turnos, un descuadre es imposible de atribuir.
El flujo correcto es siempre el mismo:
- Apertura: el cajero cuenta el fondo y lo introduce.
- Durante el turno: cada entrada o salida de efectivo (cambio, pago a un proveedor, propinas) se registra como movimiento.
- Cierre: se cuenta la caja. El sistema muestra la diferencia entre lo esperado y lo contado.
- Revisión: el encargado ve todos los turnos desde la oficina, con su responsable y su descuadre.
Un descuadre puntual de dos euros es ruido. Un descuadre sistemático en el mismo turno es información.
Reservas
Si trabajas con reserva previa, el TPV debería llevarlas: nombre, teléfono, número de comensales, fecha y hora, mesa asignada y estado (confirmada, sentada, finalizada, cancelada, no presentada). Al sentar una reserva, la mesa pasa a ocupada en el plano de sala automáticamente.
El dato más útil de aquí a medio plazo es el de no presentados: si es alto, conviene confirmar por teléfono o pedir señal.
Cómo implantarlo sin cerrar
Semana 1: carta y escandallos
Da de alta la carta por categorías tal y como la lee tu equipo (entrantes, principales, postres, bebidas). Añade los grupos de opciones. Define escandallos al menos de los diez platos más vendidos: son los que mueven el margen.
Semana 2: sala y equipo
Crea las zonas y las mesas con sus comensales. Invita al personal y asigna roles: los camareros cobran, el encargado accede a informes y ajustes. Haz una prueba en un servicio flojo, con el sistema antiguo todavía disponible como respaldo.
Semana 3: cocina y stock
Pon la pantalla de cocina en el pase. Registra la entrada de mercancía real para partir de un inventario correcto, con lotes y caducidades en los productos frescos.
Semana 4: cerrar el círculo
Empieza a hacer recuentos semanales de los productos de alta rotación y compara con el consumo teórico de los escandallos. Ahí es donde aparecen las mermas.
Errores frecuentes en hostelería
- Crear un producto por cada variación. "Café solo", "café solo doble", "café solo con hielo" deberían ser un producto y sus opciones, no tres productos.
- No definir escandallos. Sin ellos, tu informe de márgenes es una estimación.
- Dejar todas las mesas en una sola zona. El plano de sala pierde utilidad y el personal nuevo no se ubica.
- No usar el tipo de pedido. El reparto y el consumo en sala se mezclan en los informes y no puedes analizar ninguno de los dos.
Preguntas frecuentes
¿Sirve un TPV normal para un restaurante?
Para un bar de barrio muy simple, puede valer. En cuanto haya mesas con cuenta abierta, comandas a cocina o platos con ingredientes, un TPV de retail se queda corto: no sabe representar una cuenta que sigue viva durante una hora.
¿Qué pasa si se cae internet en pleno servicio?
Con un TPV con modo sin conexión, la carta y los precios están guardados en el dispositivo y puedes seguir tomando comandas y cobrando. Las ventas se sincronizan solas al volver la conexión. Conviene comprobar que el sistema que elijas lo soporta de verdad, no solo en el folleto.
¿Necesito una pantalla de cocina o me vale la impresora?
La impresora funciona, pero pierdes el estado. Con KDS sabes qué está en marcha, qué lleva esperando doce minutos y cuánto tarda cada plato de media. En cocinas con más de dos personas, la diferencia se nota.
¿Puedo llevar varios locales con el mismo sistema?
Sí, si el TPV es multitienda. Cada local mantiene su stock, sus turnos y sus ventas por separado, mientras el propietario ve todo desde un mismo panel. Comprueba el límite de locales del plan antes de empezar.
¿Cómo controlo las mermas de cocina?
Con la combinación de escandallos y recuentos periódicos. El sistema calcula cuánto deberías haber consumido según lo vendido; tú cuentas lo que queda de verdad. La diferencia es la merma, y ya sabes en qué producto está.
Para seguir
Si tu negocio es más cafetería que restaurante, la operativa cambia bastante: revisa la guía de TPV para cafeterías. Y si aún estás decidiendo el sistema, empieza por qué debe incluir un TPV gratuito.
