Informes de ventas: los 8 indicadores que debes mirar cada semana

Casi todos los TPV generan informes. Casi nadie los usa. El motivo no es la pereza: es que un panel con veinte gráficos no dice qué hacer el lunes por la mañana.

Este artículo reduce el problema a ocho indicadores, y para cada uno responde a lo único que importa: qué decides con él.

1. Facturación por periodo

Qué es: el total vendido en un día, semana o mes.

Cómo leerlo: nunca en solitario. Un martes de 900 € no significa nada sin la comparación contra el martes anterior y contra el mismo martes del año pasado. El comercio es estacional; comparar contra el periodo anterior sin más te hará celebrar la Navidad y entrar en pánico en enero.

Qué decides: si la desviación es sostenida —tres o cuatro periodos seguidos—, toca revisar surtido, precios o competencia. Una desviación puntual casi siempre es meteorología, festivos o una obra en la calle.

2. Número de tickets

Qué es: cuántas ventas, independientemente de su importe.

Cómo leerlo: es tu indicador de tráfico. Si baja, entra menos gente o compra menos veces.

Qué decides: los tickets se combaten con captación —escaparate, redes, promoción, horario—. No se arreglan subiendo precios.

3. Ticket medio

Qué es: facturación dividida entre número de tickets.

Cómo leerlo: mide cuánto gasta cada cliente por visita. Junto con el indicador anterior, descompone cualquier variación de facturación: si vendes menos, ¿es porque viene menos gente o porque cada uno gasta menos? Son dos problemas distintos con dos soluciones distintas.

Qué decides: el ticket medio sube con venta cruzada, tamaños superiores, packs y colocación de producto de impulso junto a la caja.

4. Margen bruto

Qué es: la diferencia entre lo que vendes y lo que te costó, en euros y en porcentaje.

Cómo leerlo: es el indicador que separa facturar de ganar. Requiere haber introducido el precio de coste de cada producto; sin ese dato el informe no existe.

Qué decides: casi todo. Qué promocionar (lo de margen alto), qué producto dejar de trabajar, qué precio revisar cuando sube el coste del proveedor.

Un caso típico: tu producto más vendido tiene margen bajo y el tercero de la lista lo tiene alto. Colocar el tercero a la vista mueve más beneficio que vender diez unidades más del primero.

5. Ventas por hora

Qué es: el reparto de la facturación a lo largo del día.

Cómo leerlo: dibuja tus horas punta y tus horas muertas reales, que rara vez coinciden con lo que uno cree.

Qué decides: turnos de personal —la decisión con mayor impacto económico de este artículo— y horario de apertura. También cuándo lanzar promociones de valle para aplanar la curva.

6. Ranking de productos

Qué es: qué se vende más, en unidades y en importe.

Cómo leerlo: mira siempre las dos listas. El producto que más unidades mueve no suele ser el que más beneficio deja.

Qué decides: qué debe estar siempre en stock, qué merece sitio en el escaparate y qué productos deben ser accesibles sin buscar en la pantalla de venta.

7. Productos sin ventas

Qué es: las referencias que no se han vendido en 30, 60 o 90 días.

Cómo leerlo: es dinero inmovilizado. Cada unidad parada es capital que no puedes usar para comprar lo que sí rota.

Qué decides: liquidar. Un producto que lleva tres meses sin moverse rara vez mejora solo; cuanto antes lo conviertas en caja, mejor. Y no volver a comprarlo.

8. Descuadres de caja

Qué es: la diferencia entre el efectivo esperado y el contado al cerrar cada turno.

Cómo leerlo: por turno y por persona, no en agregado. Un descuadre de céntimos es normal; un patrón repetido no.

Qué decides: formación si son errores de cambio, revisión de procedimiento si se concentran en un turno concreto. Sin turnos de caja identificados, este indicador no se puede calcular.

Una rutina de 15 minutos a la semana

Los lunes por la mañana, en este orden:

1. Facturación de la semana contra la semana anterior y contra el año pasado.
2. Tickets y ticket medio: ¿de dónde viene la variación?
3. Margen: ¿ha cambiado el mix de producto?
4. Ventas por hora: ¿los turnos siguen encajando con la demanda?
5. Top 10 y productos sin ventas: pedidos de la semana y decisiones de liquidación.

Quince minutos. La mayoría de las decisiones de un comercio pequeño salen de ahí.

Errores al interpretar los informes

• Mirar solo la facturación. Es el indicador que más sube y menos explica.
• Comparar contra el periodo anterior en lugar del mismo periodo del año pasado. La estacionalidad te engañará todos los meses.
• Sacar conclusiones de un día. El ruido diario es enorme; trabaja con semanas.
• No introducir costes. Deja la mitad de los indicadores fuera de juego.
• No registrar quién vende. Sin atribución, los descuadres y el rendimiento por persona son invisibles.

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia debo revisar los informes?

Semanal para las decisiones operativas (pedidos, turnos, promociones) y mensual para las estructurales (surtido, precios, personal). Revisarlos a diario suele llevar a reaccionar ante ruido.

¿Qué indicador debo mirar si solo puedo mirar uno?

El margen bruto. Es el único que combina volumen, precio y coste, y por tanto el único que se parece a tu beneficio real.

¿Cómo calculo el margen si no tengo los costes cargados?

No se puede, y es el motivo por el que merece la pena dedicar una tarde a introducir el precio de coste de cada producto en el catálogo. A partir de ahí el sistema lo calcula solo en cada venta.

¿Sirven de algo los informes si solo tengo una tienda pequeña?

Especialmente. En un negocio pequeño, una decisión de surtido o de turnos cambia el resultado del mes entero. En una cadena grande esos efectos se diluyen; en el tuyo, no.

¿Durante cuánto tiempo se guardan los datos de ventas?

Depende del sistema y del plan contratado: hay planes gratuitos que conservan 30 días y otros que guardan años. Es un punto que conviene revisar antes de elegir, porque sin histórico no puedes comparar contra el año anterior.

Para seguir

Los informes solo son fiables si el dato entra bien en el momento de la venta. Revisa qué funciones necesita un TPV de tienda y, para la parte de almacén, el método de control de inventario.