Che cos'è un sistema POS? Guida semplice per chi ha un negozio

POS sta per point of sale, punto vendita. È il luogo, fisico e digitale, in cui una vendita diventa un dato registrato. In Italia la parola "POS" indica spesso il terminale per le carte; qui parliamo del sistema di cassa, cioè del software con cui si registra la vendita. Lo sentirai chiamare anche software cassa o gestionale di cassa.

La differenza rispetto a un registratore di cassa è tutto il punto. Un registratore custodisce il denaro. Un sistema POS custodisce le informazioni: che cosa è stato venduto, a quale prezzo, con quale sconto, da chi, da quale giacenza e a quale cliente. Tutto il resto che un POS sa fare deriva da qui.

Come funziona un sistema POS, passo dopo passo

Prendiamo una vendita in un piccolo negozio.

L'articolo viene aggiunto all'ordine. Chi è alla cassa lo tocca sullo schermo o ne legge il codice a barre. Il sistema recupera il prodotto, il prezzo e l'imposta.
L'ordine viene modificato. Un secondo articolo, una taglia, un'aggiunta, uno sconto, il nome del cliente. Il totale si ricalcola ogni volta.
Il cliente paga. Il cassiere sceglie come: contanti, carta, bonifico, portafoglio elettronico. Con i contanti il sistema calcola il resto.
La vendita viene registrata. Una sola riga dice ora chi ha venduto che cosa, quando e come è stato pagato.
La giacenza diminuisce. La quantità disponibile di ogni articolo venduto scende di quanto è stato venduto.
Viene emessa una ricevuta, su carta o come link che il cliente apre sul telefono.
I numeri si aggiornano. L'incasso di oggi, il prodotto più venduto della settimana e i contanti attesi nel cassetto cambiano tutti con quella vendita.

Un registratore di cassa fa il passo 3 e metà del passo 6. Gli altri sono ciò per cui si sceglie un POS.

Le parti di un sistema POS

Software

Il software è il POS. Contiene prodotti e prezzi, riceve gli ordini e conserva i dati. I sistemi di una volta erano installati su un computer del negozio; quelli moderni sono per lo più POS in cloud: si aprono da un browser o da un'app e i dati sono conservati online, così puoi guardare le vendite anche da casa.

Hardware

L'hardware è ciò su cui gira il software e ciò che aiuta al banco:

Uno schermo: un computer, un tablet o un telefono. Molti negozi partono con un dispositivo che hanno già.
Un lettore di codici a barre, se vendi prodotti confezionati. Alcuni sistemi permettono di usare la fotocamera del telefono.
Una stampante per ricevute, di solito una piccola stampante termica.
Un cassetto portadenaro.
Un terminale per le carte, fornito dalla banca o dal gestore dei pagamenti. In molte configurazioni il terminale è separato dal sistema di cassa: incassi sul terminale e registri la vendita come pagata con carta.

Non serve tutto dal primo giorno. Un bar può iniziare con un tablet; un alimentari vorrà subito il lettore.

Dati

La terza parte si dimentica facilmente perché non si vede: i dati stessi. Prodotti, prezzi, vendite, movimenti di magazzino, clienti e account del personale. Prima di scegliere un sistema, chiedi dove si trovano quei dati, chi può vederli e se puoi esportarli.

Che cosa fa un POS moderno oltre a incassare

Magazzino. Giacenze per ogni prodotto e variante, merce ricevuta, articoli scaricati e lo storico di ogni variazione.
Tavoli e cucina. Per ristoranti e bar: la piantina della sala, un ordine per tavolo e uno schermo in cucina con ciò che va preparato.
Turni. Ogni cassiere apre il turno con un fondo cassa e lo chiude contando il cassetto, così un ammanco ha un nome e un orario.
Resi. Il rientro della merce collegato alla vendita originale, in modo che giacenza e incasso si correggano insieme.
Clienti e fedeltà. L'elenco di chi compra da te, con punti o promozioni per farlo tornare.
Personale e permessi. Un account per persona e un ruolo che decide che cosa ciascuno può vedere e modificare.
Report. Incasso per giorno e per ora, prodotti più venduti, metodi di pagamento, risultati per punto vendita.

Non tutti i sistemi le includono tutte, e molti ne riservano alcune ai piani a pagamento. Scrivi le tre a cui non rinunceresti e controlla prima quelle.

La mia attività ha bisogno di un POS?

Probabilmente sì, se ti riconosci in una di queste situazioni:

Scopri che un articolo è finito quando un cliente lo chiede.
I contanti nel cassetto e le vendite della giornata non coincidono, e nessuno sa dire perché.
Non sai elencare i tuoi cinque prodotti più venduti senza tirare a indovinare.
Il personale usa un unico accesso, o non c'è alcun accesso.
Chiudere la giornata significa calcolatrice e quaderno.
Hai, o vorresti, un secondo punto vendita.

Un banco al mercato che vende dieci prodotti in contanti può farne a meno. Quasi tutto ciò che è più grande ne trae vantaggio, soprattutto per le ore che restituisce a fine giornata.

Tipi di POS secondo l'attività

Negozi e alimentari: lettura rapida, molti prodotti, varianti come taglia e colore, inventari e fornitori.
Bar e ristorazione veloce: rapidità al banco, formati e aggiunte, uno schermo per il banco o la cucina.
Ristoranti: tavoli e sale, conti divisi o uniti, prenotazioni, schermo di cucina.
Abbigliamento e negozi specializzati: varianti, resi e cambi, promozioni, storico dei clienti.

Molti sistemi in cloud coprono più casi in un unico prodotto e lasciano attivare ciò che serve.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra un sistema POS e un registratore di cassa?

Un registratore somma la vendita e custodisce i contanti. Un sistema POS registra la vendita nel dettaglio e la collega a magazzino, personale e report. Il registratore ti dice quanto è entrato; il POS ti dice perché.

Un POS in cloud funziona senza internet?

Dipende dal prodotto. Alcuni sistemi in cloud si fermano quando cade la connessione; altri continuano a prendere ordini sul dispositivo e li inviano al server quando la connessione torna. Se la tua linea è poco affidabile, chiedi al fornitore che cosa succede esattamente quando manca, e provalo durante il periodo di prova.

Quanto costa un sistema POS?

Il software è di solito un abbonamento mensile per punto vendita, e diversi fornitori offrono un piano gratuito con limiti su prodotti, personale o storico. Piee POS ha un piano gratuito e piani a pagamento; prezzi e limiti aggiornati sono nella pagina dei prezzi. L'hardware è un costo a parte, una tantum, e spesso si può partire con un dispositivo che si possiede già.

Quanto tempo serve per imparare a usarlo?

Per la schermata di cassa, la maggior parte del personale è a proprio agio entro un turno. La configurazione richiede più tempo: inserire prodotti, prezzi e giacenze è il vero lavoro, e conviene farlo con cura una volta sola.

Posso usare il telefono come POS?

Con un sistema che funziona nel browser, sì: la stessa schermata si apre su computer, tablet o telefono. Il telefono è pratico per prendere gli ordini al tavolo o controllare le vendite della giornata; a un banco affollato uno schermo più grande è più comodo.

Il passo successivo

Scrivi com'è una giornata normale nella tua attività, dalla prima vendita alla chiusura del cassetto, e segna dove si perde tempo. Quell'elenco è la traccia migliore per scegliere un POS. Se vuoi vedere come funziona prima di decidere, la pagina delle funzionalità di Piee POS elenca che cosa fa, area per area. L'app è al momento disponibile in inglese.