ระบบ POS คืออะไร? คู่มือพื้นฐานสำหรับเจ้าของร้าน

POS ย่อมาจาก point of sale หรือ จุดขาย ภาษาไทยมักเรียกว่า ระบบขายหน้าร้าน หรือ โปรแกรมคิดเงิน ทั้งหมดหมายถึงสิ่งเดียวกัน คือจุดที่การขายเกิดขึ้น และที่สำคัญกว่านั้น คือจุดที่การขายกลายเป็นบันทึกข้อมูล

ความต่างอยู่ตรงนี้เอง เครื่องคิดเงิน เก็บเงิน ส่วนระบบ POS เก็บข้อมูล ว่าอะไรถูกขาย ราคาเท่าไร ลดเท่าไร ตัดจากสต๊อกไหน ใครขาย และขายให้ใคร ความสามารถอื่น ๆ ทั้งหมดของ POS งอกออกมาจากตรงนี้

ระบบ POS ทำงานอย่างไร ทีละขั้น

ลองตามการขายหนึ่งครั้งตั้งแต่ต้นจนจบ

1. เปิดกะ แคชเชียร์เปิดกะและนับเงินทอนตั้งต้น จากนั้นทุกความเคลื่อนไหวของเงินจะผูกกับคนคนนั้นและกะนั้น
2. ค้นหาสินค้า ผ่านหมวดหมู่ พิมพ์ชื่อ หรือสแกนบาร์โค้ด
3. สร้างบิล แต่ละบรรทัดมีสินค้า จำนวน ราคา และถ้ามี ก็มีตัวเลือกเพิ่มหรือส่วนลด
4. ลูกค้า (ถ้าต้องการ) เมื่อผูกลูกค้าเข้ากับบิล ยอดซื้อจะเข้าประวัติและสะสมแต้มให้
5. รับชำระเงิน เลือกได้หนึ่งหรือหลายวิธี ถ้าเป็นเงินสด ระบบคำนวณเงินทอนให้เอง
6. ผลที่ตามมาโดยอัตโนมัติ สต๊อกลดลง ยอดเข้ารายงานของวัน ใบเสร็จถูกเก็บ และถ้าสินค้ามีสูตร ระบบจะตัดวัตถุดิบแทนสินค้าสำเร็จรูป
7. ปิดกะ นับเงินจริง ระบบเทียบกับยอดที่ควรจะเป็นแล้วบันทึกส่วนต่างไว้

วงจรนี้ทำซ้ำวันละหลายร้อยครั้ง และผลลัพธ์คือข้อมูลที่คุณใช้ตัดสินใจว่าจะสั่งอะไร จะโปรโมทอะไร และจะจัดคนกี่คน

องค์ประกอบของระบบ POS

ซอฟต์แวร์

คือสมองของระบบ ปัจจุบันส่วนใหญ่เป็น ซอฟต์แวร์บนคลาวด์ ทำงานผ่านเบราว์เซอร์และเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ ไม่ใช่บนคอมพิวเตอร์ในร้าน หมายความว่าคุณดูยอดขายจากที่บ้านได้ และเครื่องพังก็ไม่ทำให้ประวัติหายไป

ฮาร์ดแวร์

น้อยกว่าที่หลายคนคิด

ข้อมูล

รายการสินค้า ลูกค้า ซัพพลายเออร์ และประวัติการขาย นี่คือส่วนที่เป็นของคุณจริง ๆ และเป็นเหตุผลที่การย้ายระบบมีต้นทุนสูง ควรตรวจสอบเสมอว่าส่งออกได้

สิ่งที่ POS สมัยใหม่ทำได้ นอกจากรับเงิน

• สต๊อกแบบเรียลไทม์ พร้อมการรับสินค้า เลขล็อต วันหมดอายุ การนับสต๊อก และการปรับยอดที่ต้องมีผู้อนุมัติ
• สูตรวัตถุดิบ ขายกาแฟนมหนึ่งแก้วแล้วตัดกาแฟกับนม ไม่ใช่ตัดสินค้าชื่อ "กาแฟนม"
• ตารางราคา แยกตามสาขาและตามช่วงเวลา
• โปรโมชัน แบบเปอร์เซ็นต์ ลดเป็นจำนวนเงิน หรือซื้อ X แถม Y ทั้งแบบอัตโนมัติและแบบใช้โค้ด
• โต๊ะและการจอง พร้อมผังร้านแยกโซนและบิลค้างไว้ตามโต๊ะ
• จอครัว (KDS) แทนใบออร์เดอร์กระดาษ
• สิทธิ์รายพนักงานรายสาขา เพื่อให้แต่ละคนเห็นเฉพาะส่วนของตัวเอง
• การคืนสินค้าที่ตรวจสอบย้อนหลังได้ ผูกกับบิลเดิมและระบุของชำรุด

ร้านของเราถึงเวลาใช้ POS หรือยัง

สัญญาณที่ชัดเจน

• ปิดร้านแล้ว เงินแทบไม่เคยตรง และไม่รู้ว่าเพราะอะไร
• ต้อง เดินไปดูในสต๊อก เพื่อตอบว่าไซซ์ L ยังเหลือไหม
• ตอบไม่ได้ว่า สินค้าขายดีที่สุด ของเดือนที่แล้วคืออะไร
• เวลาไม่ได้อยู่ที่ร้าน ไม่รู้เลยว่าเกิดอะไรขึ้น
• จดยอดขายในสมุดหรือในไฟล์ที่มาอัปเดตตอนกลางคืน
• สงสัยว่ามีรั่วไหล แต่หาต้นตอไม่ได้

ถ้าเข้าสามข้อขึ้นไป ปัญหาไม่ใช่ความเป็นระเบียบแล้ว แต่เป็นเรื่องระบบ

POS แบบไหนเหมาะกับร้านแบบไหน

คำถามที่พบบ่อย

ระบบ POS ต่างจากเครื่องคิดเงินอย่างไร

เครื่องคิดเงินรวมยอดและเก็บเงิน ส่วนระบบ POS บันทึกการขายทีละบรรทัด ตัดสต๊อก ผูกรายการกับพนักงานที่ขาย และป้อนข้อมูลเข้ารายงาน เครื่องคิดเงินบอกว่าได้เงินเท่าไร ระบบ POS บอกว่าเงินนั้นมาจากไหน

ระบบ POS บนคลาวด์ใช้ตอนไม่มีเน็ตได้ไหม

ระบบที่ดีใช้ได้ เพราะเก็บรายการสินค้าและราคาไว้ในเครื่อง จึงขายต่อได้ระหว่างเน็ตหลุด บิลที่ขายตอนออฟไลน์จะเข้าคิวและซิงก์เองเมื่อสัญญาณกลับมา

ระบบ POS ราคาเท่าไร

ตั้งแต่ศูนย์บาทไปจนถึงหลายพันบาทต่อเดือน มีแพ็กเกจฟรีที่ครบพอสำหรับร้านเล็ก และแพ็กเกจเสียเงินที่เพิ่มการจัดการหลายสาขา การเชื่อมต่อระบบอื่น และการวิเคราะห์ขั้นสูง ให้ระวังค่าธรรมเนียมต่อรายการเป็นพิเศษ เพราะมักหนักกว่าค่ารายเดือน

พนักงานใช้เวลาเรียนรู้นานไหม

หน้าจอขายของ POS ที่ออกแบบดีจะเรียนรู้ได้ในเวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง เพราะตั้งใจทำให้เรียบง่ายสำหรับคนที่ต้องรีบ สิ่งที่ใช้เวลาคือการตั้งค่ารายการสินค้าตอนเริ่ม ไม่ใช่การใช้งานประจำวัน

ใช้มือถือเป็นเครื่องคิดเงินได้ไหม

ได้ ระบบ POS บนเบราว์เซอร์ปรับตามหน้าจอมือถือและเหมาะกับการออกบูท ขายตลาดนัด หรืองานอีเวนต์ ส่วนการใช้ประจำวันในร้าน แท็บเล็ตจะสะดวกกว่า

ขั้นต่อไป

ขั้นต่อไปที่สมเหตุสมผลคือลองใช้จริง เริ่มจาก คู่มือโปรแกรม POS ฟรี และถ้าร้านคุณเป็นร้านอาหาร ให้อ่านต่อที่ ระบบ POS สำหรับร้านอาหาร