การจัดการสต๊อกสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก: วิธีที่ใช้ได้จริง

สต๊อกมักเป็นสินทรัพย์ที่ใหญ่ที่สุดของร้านเล็ก และเป็นสิ่งที่ถูกควบคุมแย่ที่สุดไปพร้อมกัน เงินจมอยู่บนชั้นวาง แต่ข้อมูลเกี่ยวกับมันอยู่ในหัวเจ้าของร้านและในไฟล์ที่อัปเดต "เมื่อว่าง"

ผลลัพธ์มีสองด้านและแพงทั้งคู่: ของขาด (ขายไม่ได้ทั้งที่มีคนอยากซื้อ) และ ของเกิน (เงินจมที่อาจหมดอายุหรือตกเทรนด์)

บทความนี้อธิบายวิธีจัดการสต๊อกที่ใช้ได้จริงในร้านที่มีคนหนึ่งถึงห้าคน โดยไม่ต้องมีคลังใหญ่และไม่ต้องมีเจ้าหน้าที่เฉพาะ

ทำไม Excel ถึงเอาไม่อยู่

Excel เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีแต่เป็นปลายทางที่แย่ มันพังด้วยเหตุผลเดิม ๆ เสมอ

• อัปเดตย้อนหลัง ระหว่างที่ขายกับที่จด ห่างกันเป็นชั่วโมง ช่วงนั้นตัวเลขคือเรื่องโกหก
• ไม่มีร่องรอย คุณเห็นจำนวนปัจจุบัน แต่ไม่รู้ว่ามาถึงตัวเลขนี้ได้อย่างไรและใครแก้
• ไม่รู้จักตัวเลือกสินค้า คำว่า "เสื้อยืด" ไม่ใช่ข้อมูลที่ใช้ได้ถ้าคุณขายสี่ไซซ์
• ไม่รู้ต้นทุน ถ้าไม่มีทุนต่อหน่วย ก็ไม่มีกำไรและไม่มีมูลค่าสต๊อก
• ไม่เตือน Excel ไม่เคยบอกว่าสินค้าเรือธงของคุณเหลือสองชิ้น

พอสต๊อกถูกตัด ตอนรับชำระเงิน ปัญหาทั้งหมดนี้หายไปพร้อมกัน

สามงานหลักของการคุมสต๊อก

งานสต๊อกเกือบทั้งหมดสรุปเหลือสามอย่าง และควรแยกให้ชัด

1. การรับสินค้าเข้า

ของจากซัพพลายเออร์มาถึง สิ่งที่บันทึกคือ ซัพพลายเออร์ สินค้า จำนวน และ ราคาทุน สต๊อกเพิ่มขึ้น

สองช่องที่หลายคนข้ามแล้วมาคิดถึงทีหลัง

• ราคาทุน ถ้าไม่มี ก็ไม่มีกำไรและไม่มีมูลค่าคลัง
• เลขล็อตและวันหมดอายุ จำเป็นมากในสินค้าอาหาร เครื่องสำอาง และยา เพราะทำให้เรียกคืนเฉพาะล็อตได้โดยไม่ต้องรื้อทั้งชั้น

2. การนับสต๊อก

นับของจริงแล้วใส่ตัวเลข ระบบเทียบกับที่บันทึกไว้และแสดงส่วนต่าง

หัวใจอยู่ที่ความถี่ ลืมการนับใหญ่ปีละครั้งที่ทำให้ร้านหยุดทั้งวันอาทิตย์แล้วได้ข้อมูลที่เก่าภายในหนึ่งสัปดาห์ ให้ใช้ การนับแบบหมุนเวียน

นับยี่สิบรายการทุกวันจันทร์ทำได้ต่อเนื่อง นับแปดร้อยรายการปีละครั้งทำไม่ไหว

3. การปรับยอด

อนุมัติส่วนต่างจากการนับเพื่อให้ระบบตรงกับความจริง ต้องทำโดยผู้รับผิดชอบและต้องบันทึกว่าใครอนุมัติเมื่อไร นี่คือการควบคุมภายในที่กันไม่ให้การปรับยอดถูกใช้กลบปัญหา

ของหาย: หาอย่างไร

ของหายคือทุกอย่างที่หายไปโดยไม่ได้ขาย ทั้งของแตก ของหมดอายุ รับของผิด กินใช้เอง หรือถูกขโมย มันกำจัดไม่ได้ ทำได้แค่ จำกัดวง

วิธีการเหมือนเดิมเสมอ: เทียบ สต๊อกตามทฤษฎี (รับเข้า ลบ ขายออก) กับ สต๊อกจริง จากการนับ ส่วนต่างคือของหายในงวดนั้น

ถ้าคุณทำสินค้าเอง — คาเฟ่หรือครัว — สูตรวัตถุดิบ จะทำให้แม่นขึ้นมาก เพราะการขายจะตัดวัตถุดิบจริง ปริมาณที่ควรใช้จึงเชื่อถือได้ และส่วนต่างจะชี้ตรงไปที่วัตถุดิบที่มีปัญหา

เมื่อเจอของหายเยอะ ให้ไล่ตามลำดับนี้: การรับของ (ของมาครบตามบิลไหม) การเตรียม (ปริมาณตรงสูตรไหม) วันหมดอายุ และสุดท้ายคือการควบคุมการเข้าถึง

ตัวชี้วัดห้าตัวที่ใช้ได้จริง

ไม่ต้องมีแดชบอร์ดซับซ้อน ห้าตัวนี้พอสำหรับการตัดสินใจสั่งซื้อเกือบทั้งหมด

1. อัตราหมุนเวียน ยอดขายในงวดหารด้วยสต๊อกเฉลี่ย สูงแปลว่าของเดิน ต่ำมากแปลว่าเงินนอนอยู่
2. จำนวนวันที่ของพอ สต๊อกปัจจุบันอยู่ได้กี่วันตามอัตราขายล่าสุด ตัวนี้บอกว่า เมื่อไร ควรสั่ง
3. จำนวนครั้งที่ของขาด คุณของหมดกี่ครั้งสำหรับสินค้าที่ขายได้ ทุกครั้งคือยอดขายที่หายและบางครั้งคือลูกค้าที่หาย
4. มูลค่าสต๊อก จำนวน × ทุน คือเงินที่อยู่บนชั้นแทนที่จะอยู่ในบัญชี
5. ของหายเทียบยอดขาย เปอร์เซ็นต์ที่ระเหยไป ใช้เป็นเทอร์โมมิเตอร์รายเดือน

ตารางงานที่ทำได้จริง

ทุกวัน ดูการแจ้งเตือนของใกล้หมดและจดเหตุการณ์ (ของแตก ของหมดอายุ)

ทุกสัปดาห์ นับสินค้าหมุนเร็ว สั่งของตามจำนวนวันที่ของพอ ไม่ใช่ตามความรู้สึก

ทุกเดือน นับสินค้าหมุนปานกลาง คำนวณของหาย และทบทวนสินค้าที่ไม่มียอดขาย

ทุกไตรมาส นับทั้งหมด คำนวณมูลค่าสต๊อก และตัดสินใจเรื่องสินค้าค้างสต๊อก — รีบระบายดีกว่า เพราะของที่ไม่เดินมีแต่จะเสียมูลค่า

ข้อผิดพลาดที่แพงแต่เลี่ยงง่าย

• สั่งของตามความเคยชิน แทนที่จะดูจำนวนวันที่ของพอ นี่คือต้นตอของของเกิน
• ไม่บันทึกทุน ตอนรับของ ทำให้ไม่มีกำไรที่แท้จริงตลอดไป
• ปรับสต๊อกด้วยมือ แค่ให้ "ตรง" โดยไม่หาสาเหตุ อาการหายไปพร้อมกับข้อมูล
• ปล่อยของค้างสต๊อก ของที่ไม่ขายมาหกเดือนจะไม่ขายเอง มันกินทั้งพื้นที่และเงินทุน
• นับสต๊อกปีละครั้ง เจอปัญหาช้าไปสิบเอ็ดเดือน

คำถามที่พบบ่อย

ควรนับสต๊อกบ่อยแค่ไหน

ใช้การนับแบบหมุนเวียน: ทุกสัปดาห์สำหรับของหมุนเร็ว ทุกเดือนสำหรับปานกลาง และทุกไตรมาสสำหรับของหมุนช้า ได้ผลกว่าและรบกวนการขายน้อยกว่าการนับทั้งหมดปีละครั้งมาก

ต้องมีโปรแกรมสต๊อกแยกจากระบบ POS ไหม

ไม่ต้อง และการแยกยังให้ผลเสียด้วย ถ้าสต๊อกอยู่นอกจุดขาย ต้องมีคนมาซิงก์ด้วยมือแล้วมันก็จะเพี้ยนอีก สิ่งที่ถูกต้องคือสต๊อกลดลงในวินาทีเดียวกับที่รับเงิน

ของหายกี่เปอร์เซ็นต์ถึงเรียกว่าปกติ

ต่างกันมากตามประเภทสินค้า ของสดมัก 2-5% ส่วนแฟชั่นมักน้อยกว่านั้นมาก สิ่งที่สำคัญกว่าตัวเลขคือ แนวโน้ม ถ้าของหายเพิ่มขึ้นสองเดือนติด แปลว่ามีสาเหตุที่หาเจอได้

ควบคุมสินค้าที่มีวันหมดอายุอย่างไร

บันทึกเลขล็อตและวันหมดอายุตอนรับสินค้า จะได้ใช้หลัก FEFO (ของที่หมดอายุก่อนออกก่อน) และเรียกคืนเฉพาะล็อตที่มีปัญหาได้ แทนที่จะต้องรื้อดูทั้งชั้น

ถ้าสินค้าเป็นของที่เราทำเองล่ะ

ใช้สูตรวัตถุดิบ กำหนดวัตถุดิบและปริมาณของแต่ละเมนูหรือเครื่องดื่ม เมื่อขายได้ ระบบจะตัดวัตถุดิบแทนสินค้าสำเร็จรูป ทำให้ปริมาณที่ควรใช้เชื่อถือได้และรู้ต้นทุนจริงต่อหน่วย

อ่านต่อ

การจัดการสต๊อกจะได้ผลก็ต่อเมื่อจุดขายเป็นตัวป้อนข้อมูล ถ้ายังไม่มีระบบ ให้อ่าน โปรแกรม POS ฟรีควรมีอะไรบ้าง และ ฟีเจอร์ที่ระบบ POS ร้านค้าปลีกต้องมี